Dans le secteur de la dématérialisation RH, Arkevia accompagne les entreprises dans leur transition vers le zéro papier. Cette plateforme gère aujourd’hui les bulletins de paie électroniques de milliers de salariés français. Cependant, derrière les arguments commerciaux, quelles sont réellement les performances de cette solution ? Voici les informations à connaître sur les capacités, les bénéfices et les contraintes d’Arkevia.
Comprendre Arkevia : bien plus qu’un simple coffre-fort
Arkevia agit comme un espace de stockage sécurisé dédié aux documents RH. Les employeurs y déposent automatiquement les bulletins de paie de leurs salariés. De plus, chaque utilisateur peut y archiver ses documents personnels importants.
L’accès s’effectue via une interface web disponible 24h/24 et 7j/7. En outre, le système garantit une conservation des données pendant 50 ans, indépendamment de votre situation professionnelle. Cette durabilité vous assure un accès permanent à vos documents, même après un changement d’employeur.
Les capacités essentielles d’Arkevia
La plateforme propose plusieurs outils pratiques pour organiser vos documents professionnels :
- Réception automatique des bulletins de paie électroniques
- Création de répertoires personnalisés pour classer vos fichiers
- Partage sécurisé de documents avec des tiers via des liens temporaires
- Exportation des données pour sauvegarde externe
- Notifications par email à chaque nouveau dépôt
Par ailleurs, vous pouvez ajouter plusieurs employeurs dans votre compte. Cette option s’avère particulièrement utile pour les pluriactifs ou lors de changements professionnels. Enfin, le système permet de désigner un contact de confiance pour récupérer vos documents en cas d’incapacité.
Conformité réglementaire
La solution respecte scrupuleusement les exigences du RGPD et de la législation française sur l’archivage. Les documents stockés possèdent la même valeur juridique que leurs équivalents papier grâce à la signature électronique.
Toutefois, cette conformité implique certaines contraintes. Notamment, vous ne pouvez pas supprimer définitivement vos bulletins de paie avant l’échéance légale. De même, les options de partage restent encadrées pour respecter la confidentialité des données.
L’inscription et la prise en main d’Arkevia
Pour activer votre compte, vous devez disposer d’un matricule et d’un code secret fournis par votre service RH. L’inscription s’effectue en quelques étapes simples sur www.myarkevia.com.
Voici les étapes principales :
- Saisie du matricule et du code secret
- Acceptation des conditions générales d’utilisation
- Création de votre mot de passe personnel
- Validation de votre adresse email
Une fois connecté, l’interface vous accueille avec un tableau de bord intuitif. Vos documents s’organisent automatiquement dans des répertoires prédéfinis. Par conséquent, vous retrouvez facilement vos bulletins de paie et autres fichiers importants.
Les bénéfices concrets pour votre quotidien professionnel
Arkevia simplifie considérablement la gestion de vos documents RH. Fini les risques de perte ou de détérioration de vos bulletins papier. De surcroît, vous accédez instantanément à vos données depuis n’importe quel appareil connecté.
L’aspect écologique mérite une mention particulière. En effet, la dématérialisation contribue à réduire l’empreinte carbone des entreprises. Par ailleurs, les RH gagnent un temps précieux en automatisant la distribution des bulletins.
La concurrence
Le marché des coffres-forts numériques RH compte plusieurs acteurs établis. MyPeopleDoc, Silae ou encore Nibelis proposent des solutions comparables. Néanmoins, Arkevia se positionne favorablement grâce à sa simplicité d’utilisation et sa stabilité technique.
Cependant, certains concurrents offrent des options plus avancées. Notamment en matière d’intégration avec les SIRH ou de personnalisation de l’interface. Il convient donc d’évaluer vos besoins spécifiques avant de faire votre choix.
Récupérer ses identifiants Arkevia perdus
Vous avez égaré vos codes d’accès ? Pas de panique, une procédure existe pour récupérer vos identifiants. Rendez-vous sur la page de connexion et cliquez sur « Contact » pour accéder au formulaire de récupération.
Vous devrez fournir quelques informations personnelles pour vérifier votre identité. Ensuite, le support technique vous recontactera rapidement avec de nouveaux identifiants. Cette démarche prend généralement 24 à 48 heures ouvrées.
Les bonnes pratiques de sécurité avec Arkevia
Pour protéger efficacement vos données, respectez quelques règles élémentaires de cybersécurité :
- Utilisez un mot de passe unique et complexe
- Activez les notifications pour surveiller l’activité de votre compte
- Évitez les connexions depuis des réseaux Wi-Fi publics
- Mettez à jour régulièrement vos informations personnelles
De plus, pensez à exporter périodiquement vos documents importants. Cette sauvegarde externe vous protège contre tout incident technique. Enfin, configurez votre contact de confiance dès l’ouverture de votre compte.
Retour d’expérience sur Arkevia
Cette solution remplit parfaitement sa mission première : simplifier la gestion des bulletins de paie électroniques. L’interface reste accessible même aux utilisateurs peu familiers des outils numériques. Par ailleurs, la fiabilité technique et la conformité réglementaire rassurent les utilisateurs professionnels.
Néanmoins, Arkevia manque parfois d’innovation face à des concurrents plus agiles. Les options avancées restent réduites et l’évolution du produit semble lente. Malgré tout, pour un usage standard de gestion documentaire RH, cette plateforme fait le travail efficacement.
Arkevia convient particulièrement aux entreprises cherchant une solution stable et éprouvée. Sa longévité sur le marché témoigne de sa capacité à répondre aux besoins essentiels des utilisateurs. Toutefois, les organisations aux besoins spécifiques gagneront à examiner d’autres options plus modulaires. Pensez-vous que les entreprises seront toutes convaincues par cette soltution ?
